Industrie CBI: La trasformazione digitale dell'ufficio tecnico con Wrike e Yourbiz

Premessa

Industrie CBI, un'azienda italiana specializzata nella progettazione, produzione e fornitura di ventilatori industriali di altissima qualità, vede il suo ufficio tecnico di progettazione come uno dei "cuori pulsanti" delle operazioni aziendali. Questo team è composto da 24 disegnatori e progettisti meccanici e 2 responsabili di reparto.

Tuttavia, prima di maggio 2025, la gestione delle attività in questo reparto chiave era interamente manuale, basata su esportazioni di dati da Navision e successivi inserimenti in file XLS o Microsoft Project.

Abbiamo già scritto diversi articoli sulla tematica dell’Accessibilità, per esempio questo che introduce le questioni strettamente normative. Un altro nostro testo, invece, parla di siti web e di come renderli accessibili. Ti invitiamo a leggerli.

In questa pagina, facciamo un passo avanti perchè ti diamo pochi e semplici consigli su cosa fare e cosa non fare quando metterai la testa e le mani su questa tematica e dovrai decidere come intervenire sul tuo sito web.

Per prima cosa, in questo articolo rispondiamo ad una domanda che moltissimi addetti e non addetti ai lavori si stanno ponendo in questi mesi: plugin, overlay, app servono per rispettare la normativa?

Ecco la nostra risposta.

Scenario di partenza

Il flusso di lavoro è attivato in Navision, l'ERP aziendale, ogni volta che un cliente firma un contratto, che chiameremo "Commessa". Una commessa può contenere una o più "Strutture", che rappresentano i singoli ventilatori da progettare, disegnare e successivamente produrre.

Le strutture sono classificate in 3 diverse tipologie: Semplice, Intermedia e Con Ingegneria, ognuna delle quali richiede attività specifiche per la sua progettazione.

Anche le Commesse sono di due tipologie: Semplice e Con Kick Off Meeting. La differenza principale tra le due sta nella presenza di un meeting di apertura per la seconda, dove le persone coinvolte si allineano su attività e standard.

È importante notare che, per l'ufficio tecnico, una Commessa è considerata completata solo quando tutte le Strutture al suo interno sono state progettate e ultimate, per poi passare alla validazione del cliente e all'avvio della produzione

Sfide e limitazioni nella gestione pre-Wrike

Come già detto fino a maggio 2025, la gestione delle attività era interamente manuale. Questo processo prevedeva l'esportazione di dati da Navision e il loro inserimento in file XLS o Microsoft Project per la programmazione e la creazione di diagrammi di Gantt. Questo approccio presentava diverse criticità significative:

Tempo eccessivo per l'inserimento dati: Si sprecava molto tempo nell'inserimento manuale delle attività e delle informazioni, un'operazione che rubava tempo alle risorse preziose aziendali;
Difficoltà nel tracciare il tempo effettivo: Era complesso capire quanto tempo il personale dedicava realmente a ogni singola Struttura o Commessa, rendendo difficile l'analisi della produttività e l'ottimizzazione delle risorse;
Gestione inefficiente degli imprevisti: Era difficile gestire rapidamente commesse "last minute" o urgenti, così come le assenze del team (dovute a vacanze, malattie, ecc.), causando potenziali ritardi e disallineamenti;
Visione parziale dello stato dei lavori: I responsabili non avevano una panoramica chiara e completa sull'avanzamento delle lavorazioni, rendendo difficile prendere decisioni informate e proattive;
Eccessivo scambio di email: L'allineamento sui progetti avveniva tramite un numero spropositato di email, portando a una perdita di tempo significativa e a difficoltà nel mantenere tutti informati in modo puntuale.

Difficoltà nella valutazione del carico di lavoro: Non era possibile valutare accuratamente il carico di lavoro del team, impedendo una pianificazione efficiente e una distribuzione equilibrata delle attività.

La transizione a Wrike: una transizione meticolosa

Identificata Wrike come la soluzione ideale per le esigenze aziendali, il percorso è iniziato con una fase cruciale di mappatura e ridisegno dei processi interni.

Prima di ciò, è stato costituito un team di lavoro interno, incaricato di ricevere la formazione necessaria durante la definizione dei processi, di possedere potere decisionale e di ricoprire il ruolo di organizzatore del lavoro.

L’intera lavorazione è stata fatta "a quattro mani", con Yourbiz che ha guidato Industrie CBI nella definizione dei punti di partenza, dell'operatività generale e degli output desiderati parafrasando in molti momenti il modello ADKAR.

Questo lavoro ha preso avvio dalla definizione dettagliata dei processi per le 3 tipologie di Strutture e successivamente per le 2 tipologie di Commesse.

Per ciascuna di esse, sono state analizzate le attività previste, i momenti di approvazione e le possibili biforcazioni del processo. Questa mappatura ha permesso di definire gli stati attraverso cui ogni attività o progetto (Struttura e Commessa) deve passare e cosa accade a ogni cambio di stato. È stata data grande importanza anche alle tempistiche e al concatenamento delle attività, per evitare sorprese durante l'implementazione in Wrike. Questo approccio metodico ha fornito una "todo list" specifica per l'implementazione e onboarding in Wrike e ha permesso di formare al meglio il team di Industrie CBI sulle aspettative e le opportunità offerte dal software

Implementazione pratica in Wrike

Man mano che i processi venivano definiti, venivano replicati in Wrike. Inizialmente, sono stati creati 5 diversi blueprint, basati su due "custom item type" specifici: "struttura" e "commessa".

All'interno di questi blueprint, sono state inserite tutte le attività analizzate nei processi, definendo per ognuna l "Custom Item Type", per meglio differenziare attività simili e diverse, e i "Workflows" per specificare gli stati di lavorazione.

Un passo successivo e fondamentale è stato il lancio manuale dei blueprint e la simulazione del loro funzionamento in piattaforma.

Questo passaggio è stato fortemente voluto da Yourbiz per permettere al team di Industrie CBI di comprendere appieno i meccanismi di Wrike e identificare quali azioni potessero essere automatizzate.

Di conseguenza, si è proceduto alla definizione delle automazioni, sia a livello di Spazio di lavoro che di account, e alla configurazione delle funzionalità e dei permessi per ogni ruolo utente (Admin, Responsabile di reparto, Tecnico). I test continui hanno aiutato a:

validare i blueprint come base per le strutture e le commesse
definire gli spazi di lavoro e la struttura delle cartelle
configurare i campi personalizzati (per progetti, cartelle e task)

realizzare dashboard e viste strategiche (tabella, Gantt, Kanban) essenziali per responsabili e operativi

comprendere quali fossero i successivi step per automatizzare l’intero processo

L'integrazione con Navision

Un momento cruciale dell'implementazione è stata la definizione dell'integrazione con l'ERP Navision per consentire il lancio automatico di commesse e strutture in Wrike. È stato scelto un sistema di interscambio dati basato su una vista nel database di Navision e l'utilizzo di Wrike Integrate. L'integrazione è stata progettata, prima su carta tramite la realizzazione di uno schema tecnico dettagliato per:

gestire sia i nuovi dati in ingresso
l'aggiornamento di dati già forniti
tempistiche e tipologie di automatismi
modalità di controllo e validazione dei dati

Ogni notte, Wrike Integrate legge una vista nel database di Navision che contiene dati relativi alle strutture e un campo "last update date", permettendo di filtrare solo i record modificati quotidianamente.

Le informazioni vengono trasferite a Wrike Integrate e alimentano una Lookup Table. Questo processo dà il via a tre automatismi principali:

Due automatismi estraggono Agente e Ragione Sociale dalla commessa cliente per popolare i "Custom Fields" in Wrike.
Il terzo automatismo importa le nuove commesse in uno spazio designato in Wrike, chiamato "Navision Incoming", e gestisce le modifiche (es. magazzino, data di consegna, stato) per le commesse già importate dall'ERP.

Nel caso in cui una Commessa o Struttura già esistente subisca modifiche in Navision, Wrike segnala automaticamente queste variazioni con un commento al responsabile in Wrike, informandolo del cambiamento.

Per le nuove Commesse o Strutture, invece, queste vengono salvate in una cartella all'interno dello spazio "Navision Incoming", dove i responsabili possono aggiungere le informazioni mancanti. L’unica 'informazione da inserire manualmente è la tipologia di Struttura (Semplice, Intermedia, Con Ingegneria), che il responsabile seleziona tramite un menù a tendina da una vista dedicata.

Una volta definita la tipologia di Struttura, Wrike Integrate si occupa automaticamente di creare un progetto basato sul blueprint identificato, posizionandolo nello spazio di lavoro designato e all'interno della Commessa specifica. Tutti i dati provenienti dall'ERP vengono inseriti automaticamente nel nuovo progetto per garantire uniformità e prevenire errori di copia/incolla. A questo punto, il responsabile ha il compito di assegnare la risorsa responsabile a ogni Struttura/Commessa e di collegare le commesse tra loro tramite Gantt specifici, ottimizzando i carichi di lavoro e prevenendo "imbuti".

Altre automazioni rilevanti per l'operatività quotidiana: Wrike Integrate ha abilitato anche altre automazioni che semplificano notevolmente le operazioni quotidiane:

Cambio automatico dello stato del progetto (Struttura) al completamento di task specifici al suo interno;
Aggiornamento automatico della durata di un'attività se il tempo previsto (effort) per il suo svolgimento cambia, estendendola per i giorni necessari;
Riallineamento delle date di scadenza: se un task viene completato in anticipo, la sua data di scadenza si aggiorna al giorno di completamento e le attività successive si riallineano di conseguenza. Al contrario, se un task è in ritardo, la sua durata viene estesa giorno per giorno;
Alert automatici alle persone coinvolte in un progetto (Struttura o Commessa) in caso di annullamento proveniente dall'ERP;
Assegnazione a cascata delle attività: assegnando la commessa, tutte le strutture ottengono il medesimo assegnatario; e assegnando una struttura, tutti i task "da assegnare" al suo interno ottengono il medesimo assegnatario.

Risultati concreti ottenuti

L'implementazione di Wrike ha generato benefici tangibili per Industrie CBI:

Risparmio di oltre 10 ore settimanali per ogni responsabile, precedentemente impiegate nell'esportazione di dati dall'ERP e nel loro inserimento in altri software. Questo ha liberato tempo prezioso che può essere reinvestito in attività a valore aggiunto;
Drastica riduzione delle email interne, sostituite da notifiche precise e puntuali relative a task, strutture e commesse. Ciò ha migliorato la comunicazione, ridotto le interruzioni e facilitato l'allineamento;
Piena consapevolezza del carico di lavoro futuro, sia nelle settimane che nei mesi a venire. Questa visibilità ha permesso una migliore organizzazione del team e la capacità di dedicare risorse anche a progetti di Ricerca e Sviluppo (R&D);
Approvazioni più fluide e rapide, snellendo i processi decisionali e accelerando l'avanzamento dei progetti.