Uno studio di Wrike sulle modalità di lavoro di oggi sottolinea come la digitalizzazione avvenuta negli ultimi anni abbia sollevato un problema di gestione del lavoro, con ripercussioni anche finanziarie sulle aziende. Analizziamolo insieme e vediamo una soluzione efficace adottata da Yourbiz per contrastarlo.
L’introduzione dello smart working e del lavoro ibrido negli ultimi anni ha portato a moltissimi vantaggi in termini di qualità del lavoro e della vita privata. Allo stesso tempo, tuttavia, in alcuni ambienti abbiamo assistito a un aumento del ritmo di lavoro, della quantità di informazioni da elaborare e del numero di applicazioni che vengono utilizzate ogni giorno per gestire il lavoro insieme ai colleghi.
Tutto ciò ha generato in moltissime aziende una grande quantità di lavoro non strutturato.
A causa di questa crescita di complessità sul lavoro, dipendenti e responsabili trovano sempre più difficile capire quali attività sono in corso, il loro progresso e cosa è stato completato. Il risultato è la cosiddetta “materia oscura” del lavoro, un fenomeno che si ripercuote negativamente sulla produttività dell’intero reparto (e sull’azienda stessa).
Wrike, leader nei software di gestione del lavoro, ha commissionato una ricerca per capire a fondo la sua origine e l’impatto che ha sui responsabili e sui dipendenti.
Vediamo insieme cosa è emerso.
Cosa si intende per “materia oscura”?
Attualmente, molti responsabili di reparto hanno poca consapevolezza del lavoro che i loro team stanno facendo e non riescono a seguire il progresso di gran parte di quel lavoro in tempo reale. Allo stesso tempo, i dipendenti non comprendono chiaramente i task che devono svolgere e non conoscono i progetti nella loro totalità.
Ecco quindi che si crea la materia oscura, l’insieme dei “punti ciechi” presenti in un processo aziendale.
Questo fenomeno si crea generalmente con l’utilizzo di troppe applicazioni diverse per gestire il lavoro, troppe videochiamate, fogli di calcolo e conversazioni separate, e – usando termini cosmologici – ha una massa gravitazionale che può facilmente attirare le aziende e i loro progetti nel buio totale.
Anche se spesso non percepiamo questo “buio”, possiamo vedere la sua influenza sull’operatività di tutti i giorni:
- il 61% dei dipendenti si sente stressato perché non ha tutte le informazioni di cui ha bisogno per fare il proprio lavoro;
- il 67% dei responsabili afferma che è diventato più difficile capire l’effettivo volume di lavoro degli ultimi anni;
- introdurre nuove applicazioni per gestire il lavoro ha creato più complessità per i dipendenti (il 70% ha definito snervante questa condizione).
I fattori che incrementano la materia oscura
La materia oscura del lavoro è alimentata, in generale, dalla complessità: molte persone eseguono il proprio lavoro in diversi modi e utilizzando diverse applicazioni, rendendo di conseguenza difficile tracciare, condividere e organizzare il lavoro. Tutto questo viene ulteriormente amplificato se i compiti stessi da svolgere sono complessi.
La pandemia è un altro fattore che ha contribuito a rendere la gestione del lavoro più caotica: Secondo McKinsey & Company, prima della pandemia le aziende prevedevano il passaggio al lavoro a distanza in 15 mesi. Nel 2020, il tempo medio per fare questo cambiamento è stato mediamente di 10,5 giorni. Questa accelerazione ha significato, in molti casi, un tempo non sufficiente per rivedere l'impatto di nuove applicazioni e processi sulla gestione dei progetti o dei carichi di lavoro dei dipendenti, generando molta confusione.
L’impatto finanziario di un processo non efficace
Come avrai già capito, la materia oscura del lavoro non può che portare a un impatto finanziario consistente sulle aziende. Ti basti pensare a tutto il tempo sprecato sulle singole attività non impostate al meglio, come ad esempio quello speso a ripetere il lavoro che è già stato fatto, a partecipare a riunioni improduttive, o facendo infiniti incontri per riprendere le redini dei progetti.
In termini di perdita di tempo e denaro, Wrike ha stimato questi numeri:
- 13,7 ore alla settimana sprecate a causa della materia oscura (si arriva fino a 89 giorni lavorativi in un anno);
- una spesa di 16.500 dollari per coprire le ore sprecate in un anno da un singolo dipendente;
- un costo annuale di 52 milioni di dollari.
Un altro aspetto da non sottovalutare è che la materia oscura può addirittura portare i dipendenti a licenziarsi: ripetere sempre le stesse attività, investire il proprio tempo in un lavoro che non porta a nessun risultato, o ancora compensare con più lavoro (e con conseguenti stress e burnout) la mancanza di informazioni adeguate, rende la loro vita lavorativa insostenibile.
Se desideri approfondire l’argomento, qui puoi trovare lo studio completo.
La soluzione per “fare luce” nel reparto e gestire tutti i tuoi progetti
Più riusciamo a comprendere le cause della materia oscura, più possiamo assicurarci che le conseguenze negative siano minime. Ora che hai un’idea più chiara di quanto ti può costare il suo impatto, eccoti un modo per prevenirne i danni.
La soluzione più immediata è quella di affidarsi a un unico strumento digitale strutturato, che ti permetta di orchestrare workflow complessi nel modo più automatico possibile e di gestire ordinatamente la maggior parte delle attività quotidiane (se non la totalità). Wrike stesso è un software che può aiutarti ad avere una visione chiara di tutti i task da fare e tenere sotto controllo l’andamento dei progetti, grazie a funzionalità come:
- La creazione di template replicabili dei progetti attraverso la realizzazione di Blueprint;
- La gestione delle conversazioni e scambio della documentazione tra i diversi attori all’interno della piattaforma;
- L’approvazione dei documenti scambiati direttamente in piattaforma;
- La verifica complessiva dello stato di avanzamento dei progetti attraverso reportistica realizzata ad hoc.
Il secondo ingrediente è interamente Made in Yourbiz, ovvero la mappatura dei processi aziendali. Si tratta del tracciamento e della scrittura, nero su bianco, di tutti i task che avvengono in azienda, un’attività grazie alla quale è possibile identificare ogni singola azione compiuta dalle persone di un reparto, individuare tutti i punti migliorabili e standardizzare il processo per tutte le persone in azienda.
Questo metodo, insieme al supporto di una piattaforma come Wrike, permette di:
- applicare sistemi di controllo su tutto il reparto;
- individuare eventuali “buchi neri” all’interno dell’operatività;
- ottenere strategie definite;
- definire un metodo di lavoro condiviso che tutti in azienda possono e devono seguire;
- aumentare la disciplina del reparto.
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